Vedtægter For Foreningen Holme-Olstrup Kultur & Forsamlingshus
§1 – Navn:
Foreningens navn er Holme-Olstrup Kultur- & Forsamlingshus.
§ 2 – Hjemsted:
Foreningens hjemsted og værneting er i Næstved kommune.
§ 3 – Formål:
Foreningens formål er at drive Forsamlingshuset i traditionel forstand, beliggende på adressen Stationsvej 55, Holme-Olstrup, 4684 Holmegaard.
Bygningen skal være til disposition for sportsklubber, gymnastikforeninger og andre sammenslutninger i lokalområdet for udøvelse af sport og idræt, ligesom bygningen skal kunne benyttes af ungdomsforeninger og andre foreninger med fortrinsvis kulturelle formål, samt til arrangement af udstillinger, møder, stævner, turneringer, teater, koncerter, sammenkomster, familiefester, banko spil og lignende.
§ 4 – Foreningens medlemmer:
Som medlemmer kan optages foreninger, organisationer, erhvervsvirksomheder og enkeltpersoner over 18 år, der vil medvirke til fremme af Foreningens formålsbestemmelser og fremme medlemmernes fælles interesser..
§ 5 – Kapitalforhold:
Indskudskapitalen udgør de beløb, som foreningens medlemmer betaler det af generalforsamlingen vedtagne kontingent, for det kommende år. Kontingentet skal være betalt senest den 15. februar for at få stemmeret.
§ 6 – Medlemmernes hæftelse:
For foreningens forpligtigelser hæfter medlemmerne kun med indskudskapitalen og kan ikke ved nogen generalforsamlings beslutning, tilpligtes at indskyde yderligere i foreningen.
§ 7 – Fortegnelse over medlemmer:
Foreningen fører en fortegnelse over medlemmerne med navn, adresse, telefonnummer og evt. mailadresse. Meddelelser til medlemmerne vil altid blive givet til den sidste opgivne adresse pr. brev, mail, foreningens hjemmeside eller Facebook.
§ 8 – Generalforsamling:
Generalforsamlingen er den højeste myndighed i alle Foreningens anliggender. Den ordinære generalforsamling afholdes i marts måned og skal indeholde dagsorden. Generalforsamlingen indkaldes med senest 3 ugers varsel, ved offentliggørelse på mail eller brev til alle som har betalt kontingent for det foregående år. Indkaldelsen kan også ske på hjemmeside, Facebook, ved annoncering i lokalt ugeblad, dagspressen, eller på anden måde.
§ 9 – Forslag:
Indkommende forslag på generalforsamling skal skriftlig være bestyrelsen i hænde senest 14 dage før generalforsamlingen og offentliggøres til alle medlemmer 8 dage før generalforsamlingen.
§ 10 – Dagsorden:
Dagsorden på den ordinære generalforsamling skal omfatte:
- Valg af dirigent
- Valg af stemmetællere
- Formandens beretning
- Forelæggelse af regnskabet
- Indkomne forslag (fra medlemmer og/eller bestyrelsen)
- Forelæggelse af budget og fastsættelse af kontingentets størrelse gældende indtil næste genralforsamling
- Valg af bestyrelsesmedlemmer for 2 år (ved 5 medlemmer, i ulige år 2 på valg, i lige år 3 på valg) Et ægtepar eller 2 samlevende kan ikke være i bestyrelsen samtidigt
- Valg af bestyrelsessuppleant vælges for 2 år med 1 suppleant hvert år
- Valg af 1 bilagskontrollanter for 1 år, samt 1 suppleant for 1 år
- Eventuelt
§ 11 – Stemmeberettigelse:
På generalforsamlingen afgøres alle anliggender ved simpelt stemmeflertal blandt de fremmødte stemmeberettigede.
Alle medlemmer har ret til at deltage i og stemme på generalforsamlingen, (Kontingentet skal være betalt senest 15. februar).
Hvert medlem, som har betalt kontingent har 1 stemme. Et medlem med stemmeret kan medbringe en fuldmagt til afstemning. Medlemmer, der ønsker opstilling til bestyrelse/suppleant/bilagskontrollant, kan møde ved afgiven fuldmagt.
Afstemning er mundtlig. Skriftlig afstemning skal ske, hvis dette ønskes.
§ 12 – Referat:
Der tages referat ved generalforsamlingen, som underskrives af bestyrelse og generalforsamlings dirigent.
§ 13 – Ekstraordinær generalforsamling:
Ekstraordinær generalforsamling afholdes, når bestyrelsen eller mindst 20 medlemmer skriftligt begærer det. Et sådant forlangende skal indeholde de emner, der ønskes behandlet på den ekstraordinære generalforsamling.
Bestyrelsen skal inden 14 dage efter modtagelse af forlangende om ekstraordinær generalforsamling, indkalde hertil med mindst 2 ugers og højst 4 ugers varsel. Indkaldelsen skal ske efter samme regler som ved generalforsamlingen i §8.
Den ekstraordinære generalforsamling afholdes på samme måde som den ordinære generalforsamling bortset fra dagsordenen. Dagsordenen omhandler kun det/de punkter, som er grund til indkaldelse til en ekstraordinær generalforsamling.
Der tages referat ved generalforsamlingen, som underskrives af bestyrelse og generalforsamlings dirigent.
§ 14 – Regnskab:
Foreningens regnskabsår følger kalenderåret fra 1. januar til 31. december, på samme måde som momsregnskabet. Foreningens regnskab føres af kassereren, under ansvar overfor bestyrelsen. Der udarbejdes budget til fremlæggelse på generalforsamlingen.
Bilagskontrol:
Foreningens regnskab kontrolleres af 1 valgt bilagskontrollant.
§ 15 – Bestyrelsens sammensætning:
Bestyrelsen består af 5 medlemmer plus 2 suppleanter, som vælges af generalforsamlingen. Valgperioden for bestyrelsen er 2 år, suppleanterne vælges ligeledes for 2 år. Genvalg kan finde sted. I lige år vælges 3 medlemmer og i ulige år 2 medlemmer. Hvert år vælges 1 suppleant. Bestyrelsen konstituerer sig med formand, kasserer, sekretær samt 2 bestyrelsesmedlemmer. Konstitueringen finder sted hvert år seneste 14 dage efter generalforsamlingen.
§ 16 – Bestyrelse:
Bestyrelsen varetager ledelsen af foreningen under ansvar over for generalforsamlingen.
Bestyrelsen ansætter og afskediger personale, hvis det er påkrævet.
Bestyrelsen fastsætter prisen på udlejning af lokaler.
Bestyrelsen fastsætter ordensregler for benyttelse af forsamlingshusets lokaler.
§ 17 – Indkaldelse til bestyrelsesmøde:
Der indkaldes til bestyrelsesmøder med mindst 1 uges varsel med brev eller mail til hvert enkelt medlem, suppleanter kan inviteres med til bestyrelsesmøderne, med taleret, men uden stemmeret.
§ 18 – Stemmeberettigelse:
På bestyrelsesmøder afgøres alle anliggender / beslutninger ved simpelt stemmeflertal. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende.
§ 19 – Referat:
Der skrives referat ved alle bestyrelsesmøder indeholdende de beslutninger, som vedtages. Referaterne godkendes og underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer, der er til stede ved næste bestyrelsesmøde.
§ 20 – Vederlag:
Der skrives referat ved alle bestyrelsesmøder indeholdende de beslutninger, som vedtages. Referaterne godkendes og underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer, der er til stede ved næste bestyrelsesmøde.
Bestyrelseserhvervet udføres uden vederlag.
Formanden og kassereren har ret til at få udbetalt et fast vederlag til dækning af deres udgifter. Formanden med kr. 1.000,- og kassereren med kr. 1.000,-, begge årligt. Der kan betales til andre bestyrelsesmedlemmer et beløb til dækning af diverse udgifter, f.eks. telefon. Andre vederlagsregler kan fastsættes af generalforsamlingen med et simpelt flertal. Beslutning på generalforsamlingen om ændring af vederlag betragtes ikke som en vedtægtsændring, herunder således at formandens og kassereren udgiftsdækning kan forhøjes eller nedsættes uden vedtægtsændring.
§ 21 – Tegningsregel:
Foreningen tegnes af formanden for bestyrelsen i forening med kassereren, eller af formanden i forening med 2 andre medlemmer af bestyrelsen.
§ 22 – Udtræden:
Medlemmer, som ønsker at udtræde af foreningen, meddeler dette til bestyrelsen. Frivillig udtræden af foreningen giver ikke ret til tilbagebetaling af kontingent. Medlemskabet ophører uden videre, såfremt det årlige kontingent ikke betales rettidigt.
§ 23 – Eksklusion:
Hvis et medlem, af foreningen overtræder dennes vedtægter, retningslinier, eller på anden måde søger at være til skade for Holme-Olstrup Kultur & Forsamlingshus, kan ekskluderes af bestyrelsen.
Medlemmet skal modtage en skriftlig og begrundet advarsel med en frist på 10 dage til at rette op på det anfægtede forhold.
Et ekskluderet medlem kan kræve afgørelsen forelagt på førstkommende generalforsamling, hvor der med sinpelt flertal træffes endelig afgørelse.
Indbringelse af en eksklusionen til en generalforsamling har ikke opsættende virkning overfor bestyrelsens beslutning.
§ 24 – Vedtægtsændringer:
Ændringer af Foreningens vedtægter kan kun ske, når der blandt medlemmerne i Foreningen opnås mere end 2/3 flertal ved en generalforsamling.
Hvis dette ikke opnås ved den ordinære generalforsamling, indkaldes der til en ekstraordinær generalforsamling. Et simpelt stemmeflertal er afgørende for beslutningen.
§ 25 – Opløsning:
Opløsning af foreningen kan besluttes på en generalforsamling efter sammen regler som gælder vedtægtsændringer (se § 24).
Ved opløsning af foreningen tilfalder et eventuelt overskud et alment velgørende formål i Holme-Olstrup lokalsamfund. En evt. formue kan ved opløsning af foreningen ikke tilfalde private personer eller medlemmer.
Ordinær generalforsamleng bliver afholdt i stedet for den udskudte ordinære generalforsamling som skulle have været afholdt i marts måned 2021.
Ovenstående vedtægter er godkendt og gældende for Holme-Olstrup Kultur & Forsamlingshus den 12. oktober 2021
Underskrevet af bestyrelse: Mette Larsen, Keld Christoffersen, Flemming Andersen, Alice Bang, Gert Larsen og Dirigent: Steen Hvenegaard